公文写作的格式

公文写作的格式

　　第一节文头写作要领
　　 文头，包括公文份数、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。下行文头占首页1/3篇幅，上行文头占首页2/5篇幅，下设正红间隔横线与主文部分隔开。如果是党务公文，间隔横线正中印有红五角星。
　　一、份号
　　份号，指公文总印发数中某份公文的序号。
　　组成：规定6位数。如“份号000015”，表示此份文件是该
　　文总印数中的第15份。
　　 位置：在文头左上端，顶格书写。
　　 作用：便于印数较多的普发性下行文有控制地分发；便于机密文件的分发和回收。
　　二、秘密等级
　　组成：我国《保密法》分为绝密、机密和秘密三级。标志为正红色“★” 。“★”前标密级，后标期限。如“机密★5年”。
　　 位置：在份号下边。
　　三、紧急程度
　　组成：分为“急件”和“特急”。
　　作用：使受文机关明确公文处理的时间要求。
　　位置：在秘密等级下边。
　　四、发文机关标识
　　发文机关标识是发文机关公文的固定称呼。
　　组成：由“发文机关称谓+文件”组成。如“中共中央文件”、
　　“国务院文件”、“ ××乡人民政府文件”等。位置在文头的中心，用红色大号宋体字印刷。发文机关称谓，一般用全称，如果是特指，又不易混淆的，可用简称。如“中国共产党××市委员会”可以简称“中共××市委”。如果联合行文，可以用主办机关名称，也可以各机关联署，主办机关排列在前。
　　五、发文字号
　　简称文号，指某件公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。
　　组成：包括“机关代字+年份+序号”三部分。机关代字由一定范围内的领导机关对自己的直属机关、单位的代字统一编定。字数一般不超过3个。年份用阿拉伯字完整书写，不要把“1998”简化为“98”，并用方括号“ [ ] ”括住。如“中办发[1998]5号”，表示中共中央办公厅在1998年度内发的第5号文。联合行文，只标明主办机关的发文字号。
　　作用：1.收发文件一般都要登记发文字号；2.便于公文处理和查找。公文的标题可以相同，但是发文字号是不相同的。引用发文字号比引用标题要准确、简便得多。
　　位置：在文件名称正下方，字体字号与正文相同。
　　六、签发人
　　签发人指批准发出公文的机关领导人。《办法》规定：“公文
　　由本机关领导人签发。重要的涉及面广的，由正职或主持日常工作的副职领导人签发，经授权有的公文可由秘书长或办公厅（室）主任签发。”
　　位置：在发文字号右侧空两格的地方。
　　　　第二节文尾写作要领
　　
　　文尾由主题词、抄送、印发机关和印发时间、版记中的反线、版记的位置等要素。
　　
　　一、主题词
　　主题词指经过规范处理的用来标引中心内容的词语。
　　作用：方便检索和存储以及办公自动化。
　　位置：抄送机关上方。
　　要求：按照《国务院公文主题词表》（1994年4月修订），
　　选择最能反映公文中心内容的词语。最少不少于2个，一般不超过5个。
　　顺序：先标类别词，如“农业”、“工业”、“能源”、“邮电”等。再标类属词，分两部分，一是反映文件内容的词，如“水土保持”，二是反映文件形式的词即文种，如“通知”。例如：《国务院关于做好1998年普通高等学校毕业生就业工作的通知》（国发[1998]16号）的主题词是“教育学生就业通知”，
　　三、抄送
　　抄送机关指需要了解公文内容但不负责处理和执行的机
　　关。《办法》第14条规定：“向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。”如撤换下级主要领导、增设机构等事情的行文应抄送。《办法》第20条规定：“受双重领导的机关向上级机关请示应写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。”
　　四、印发机关和印发时间
　　前者一般是机关的中枢办公部门。
　　位置：抄送机关下方。
　　后者指该公文送印或发出时间。
　　位置：在印发部门右边。
　　五、印数
　　印数指公文印制总数。
　　位置：印发时间正下方，向右不顶格。
　　　　 第三节正文写作要领
　　
　　正文（主体）由公文标题、公文正文、附件、成文时间、公文公文生效标识（单一发文印章和联合行文印章）、附注等要素。
　　一、标题
　　公文标题，是公文内容和作用的高度概括。字体略大于正文。
　　位置：间隔横线下方适中位置。
　　 组成：包括“发文机关+事由+文种”三要素。形式有：
　　1．规范式：三部分，即“发文机关＋事由＋文种”――用
　　于重要、庄重的公务。
　　2．灵活式：
　　（1）两部分：一是“发文机关＋文种”。
　　以上标题下面可加题注（用以注明法规性公文、经会议讨论
　　通过的公文或重大的、周知的公文产生的法定程序和时间）。带发文机关的标题下面如写题注，则须用圆括号。这里要特别注意：一是不再写主送机关，二是文后不再写发文机关及发文时间。
　　二是“事由＋文种”。
　　三是“转发+始发机关及原通知标题”（如《转发国务院关于费改税的通知》）或者“转发+始发机关及原文件标题+通知”（如《转发国务院关于费改税的决定的通知》）。
　　 （2）一部分：只有“文种”。常常是不大重要的公务，带周知性。
　　 书写：移行时词或词组要完整，不要硬性拆开跨行排列；单行或多行都要居中排列，匀称美观。
　　 二、主送机关
　　主送机关，指负责处理、执行公文的机关单位。
　　位置：标题左下方，顶格书写，后面用冒号。
　　上行文一般只写一个主送机关，其中请示、批复和函等文
　　种只能有一个。
　　下行文，一般写给直属下级。普发性下行文，主送机关多，
　　一般使用泛称，如“公司直属各部门”。
　　 面向机关全体人员或者社会群体的，或者公务是周知的、重大的公布性公文，常常不写主送机关。
　　 这里有一个行文规则的大问题。
　　行文规则反映了机关单位的组织关系。
　　我国社会组织的机关单位，可以分为三大类型。
　　1．政权机关，包括：
　　立法机关体系：自全国人民代表大会（省以上立法机关或
　　经全国人民代表大会授权的市立法机关才有立法权）至乡镇人民代表大会。
　　行政机关体系：依次大致是中央人民政府即国务院；省、市（四大直辖市）、区（各自治区和香港特别行政区）政府；市、州（自治州）政府；市（县级市）、区（市辖各区）、县政府；乡、镇政府共五级。
　　司法机关体系：自最高人民法院至乡镇司法机关。
　　其它政权机关有军事机关体系、政协机关体系等。
　　2．团体机关，包括：
　　中国共产党机关体系，这一机关体系实质上是我国社会的
　　权力核心；
　　中国共产主义青年团机关体系；
　　全国工会机关体系；
　　全国妇女联合会机关体系。
　　等等。
　　3．实体机关，包括：事业单位机关，均为国家提供一定的
　　经费，如学校和研究单位的机关；企业单位机关。一般纵向级别较少。
　　各级机关都有自己所辖的若干部门。在公文写作中，一定要注意机关和部门的区别。如市政府，应理解为市政府机关，而商业局，应理解为市政府机关所辖的部门之一。同时，相对而言，机关首脑一般称机关领导人，部门的首脑一般称部门负责人。
　　这些机关的组织关系，有以下几种：一是上下级关系，即领导和被领导关系，这是直接的关系，一般在上下一级之间。如国务院和省政府。上行文报告和请示都是面向上一级机关或部门。二是平级关系，是在一个系列中的同等级别的机关或者部门之间的关系。其代表性文种是平行文函。有的通知也可以使用。三是隶属关系，不论大小和级别，都在同一系列内。如某乡政府就可以说隶属国务院或者所在省的省政府，而和另外的省政府就不是录属关系。这一关系，上级常用普性性下行公文，有时也越级用上行文（必须抄送上一级即直接上级机关部门）。四是非隶属关系，指不是同一系列不发生直接职能往来的机关部门之间的关系，不论是相同级别还是不同级别。函是这种关系所用的文种。
　　《办法》第12条规定：“各级行政机关的行文关系，应当
　　根据各自的隶属关系和职权范围确定。”党政机关之间一般不要互相行文。
　　《办法》第13条规定：“政府各部门在本部门职权范围内，
　　可以互相行文，可以向下一级人民政府的有关业务部门行文，也可以根据本级政府授权和职权规定，向下一级政府行文。”上级政府的职能部门，同下级政府是平级关系，并且只负责管理某一方面的职能业务工作，所以即使得到政府机关的授权，也只能在自己分工管理的业务范围内对下级政府行文，行文时还必须在正文的开头说明授权的机关或领导人。
　　三、正文
　　在正文写作之前，有一个提炼和确立主旨的构思及提纲的前提。
　　主旨，是作者通过全部内容所表达的基本观点。首先，主旨是作者产生的。材料是客观的，结构是传统的或规定的，语言是早就存在的，这些作者都只是运用选择的功夫而已。而主旨则是作者的。其次，主旨建立在全部材料的基础上，是对材料的认识。再次，主旨是对材料的抽象认识，表现为一个判断句，有主语、谓语和宾语。如“今年我公司工作大有成效”。字数一般在10个左右。
　　作用：主旨是公文的核心，也可以比喻为灵魂、统帅，决定着材料、结构和语言等公文要素的取舍。
　　要求：在符合党和国家的政策和法令的前提下，要注意机关领导意图（一般来说，领导会交代写作任务、中心意思即主旨以及要点），还要注意单一、深刻等。
　　 正文包括原由、事项和结尾三部分。
　　原由：
　　 （一）依据类。有以下几种方式：
　　 （1）情况式：叙述时间、单位、地点、人物和事件等；常用“目前”和“19╳╳”之类时间状语；简介人物及事迹。
　　 （2）文件式：常用“根据”、“据”；往往是一句话。
　　 （3）意义式：议论方式；常用“是”。
　　 （4）作用式：常用“将使”、“使”。
　　 （二）目的类。常用介词“为”、“为了”。
　　 原由部分可省略，或只省略依据类、目的类之一。
　　事项：
　　内容少的不分项，多而重要的分条列项。内容特别多的要用小标题。如政府工作报告，一般都分为几部分，用小标题表示层义。
　　这部分是中心，有两种结构供选择使用：
　　（1）并列式。在公文中最为常见。一般写的是公务的横向的、静态的情况。各部分相互之间无紧密联系，独立性强，但共同为说明主旨服务。前后排列要重轻有序，即重要的在前面，依次进行，但是次序可以调整。甚至能够省略某一部分。如报告中几方面情况，请示中几条要求，法规中的几项规定等。这种方法的好处是概括面广，条理性强。
　　自此起常常运用序码。《办法》第28条第4项规定了序数的层次顺序：第一层，用汉字的一二三四等，每个序数后用顿号（占一格）。有时不用顿号。序号作为小标题时，在序号和小标题之间空一格即可。第二层，用半圆括号的汉字（一）（二）（三）（四）等，后面不加标点。第三层，用阿拉伯字1 2 3 4等，后面加圆点。第四层，用半圆括号阿拉伯字（1）（2）（3）（4）等，四层序码的顺序是一、（一）、1、（1），不能颠倒，也不能混用。此外，还可以用汉字甲乙丙丁，也可以用汉字拼音字母大写ABCD，小写abcd，或者第一、第二、第三。不重要的内容分项，可用分段式，或者分号式（；），也可用句子式并列起来。
　　与之相联，序码还表达为章、条、项、目、款等层次。章表达为“第一（汉字小写）章”或“总章”。条表达为“第一（汉字小写）条”。项表达为“一”、“二”等。目表达为“（一）”或“1”等。款表达为自然段。
　　（2）递进式。一般写的是公务的纵向的动态的过程或者事理。各部分层层递进，每一部分也不可缺少，前后顺序也不能颠倒。这种方法的好处是逻辑严密，能说明问题。
　　在一篇公文中，两种结构方法可以互相交叉，即以一种方法为主，在某一部分即某一层次中用另一种方法。
　　 结尾，常见有：
　　 （1）专用语，一般文种都有，如“请予批复”、“特此通知”等。
　　（2）希望、号召类。至少一段话。
　　有的公文没有结尾。
　　从公文写作程式上看，这里必然存在着基础性的写作问题，主要是属于结构范围的规范段的写作、公文语言的选择及修养和起稿技巧，在本章最后部分将给以阐述。
　　四、附件说明
　　附件是正件附属材料名称和件数的标注。
　　位置：正文左下侧。如果标注的文字较多，向右一般也不超过公文文面的竖向中分线，可以提行空两格续写。
　　种类：一是补充说明主件某些内容的材料，如报表、照片、典型材料等技术性公文。二是补充说明正件主要内容的材料，如转发的文件、随文发布的行政法规和规章，其名称在正文中已有交待，在“附件”项内就不必重复标示。
　　五、成文时间
　　 指公文生效的法定时间。或用汉字小写数字，如“一九九九年五月十日”，或用阿拉伯数字。
　　种类：一是发出日期，这是一般性文件；二是签发日期；三是通过日期，这是会议文件。
　　六、印章
　　它是公文效力最权威的凭信。公文除会议纪要和印制有特
　　定版头的普发性公文外，都应该加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，都应该加盖印章。印章要端正、清晰。
　　位置：压盖于成文时间之上，上沿不压正文，下沿要骑年盖月。
　　七、附注
　　作用：说明其它项目不便说明的事项，如传达范围、引文出
　　处或名词术语。
　　位置：成文时间下方左侧。